Cada año miles de empresas en nuestro país alquilan su primera oficina o deciden mudarse a una nueva por diversas razones. Contar con el asesoramiento de una consultora inmobiliaria especializada en el segmento de oficinas es clave para garantizar resultados, tanto durante el proceso de búsqueda y selección del inmueble como en la posterior negociación de las condiciones contractuales de arrendamiento. Hemos preguntado a nuestros expertos inmobiliarios cuales son lo 5 aspectos a tener en cuenta a la hora de alquilar una oficina. Estas son sus recomendaciones:
Ubicación
Una oficina es más que un espacio de trabajo y reunión con clientes y proveedores. Su ubicación, atmósfera y diseño pueden reforzar los valores corporativos y el posicionamiento de la compañía en el mercado. Es por tanto una cuestión de imagen. Por ello, antes de escoger la zona en la que alquilar una oficina es importante responder diversas preguntas: ¿será una sede corporativa representativa o 
más bien una oficina operativa? ¿es imprescindible estar cerca de los clientes más importantes y de ciertas empresas con el fin de crear sinergias? ¿qué superficie mínima se necesita?
En ciudades como Madrid o Barcelona las zonas de negocio se encuentran muy bien definidas por sectores de negocio y criterios de superficie y representatividad. Mientras que en el centro de ambas ciudades se concentran más oficinas representativas pero de menor tamaño, las nuevas zonas en la periferia y parques empresariales suelen reunir a grandes compañías con mayores necesidades de espacio. Es el caso del distrito 22@ en Barcelona o de Julián Camarillo en Madrid. El trabajo del consultor inmobiliario consiste precisamente en entender las prioridades de cada cliente y asesorarle para que pueda tomar una decisión realista.
Precio
Otro de los factores fundamentales que entra en la ecuación es el precio/m². En este sentido, es básico establecer el precio máximo que se está dispuesto a pagar. A partir de aquí se trata de jugar con las variables precio-ubicación-superficie para mantener el presupuesto bajo control. Si la zona es fundamental y el precio/m² se dispara, será necesario aceptar algunos compromisos ligados, por ejemplo, a las características del inmueble como pueden ser la luz natural o los servicios incluidos. En este sentido, el asesoramiento de un consultor inmobiliario experimentado permitirá sacar el máximo partido al presupuesto establecido previamente por la empresa.
Además de realizar una selección previa de inmuebles, el experto inmobiliario tiene la capacidad de enfocar la operación y actúa de intermediario en la negociación. Urgencia, capacidad económica, evolución del mercado son parámetros que influyen en el acuerdo económico final entre propiedad e inquilino.
Espacio
Además de transmitir una determinada imagen, los espacios de oficinas deben adecuarse a la actividad que se va a desarrollar y a la cultura de trabajo de la empresa.
Las organizaciones más horizontales apuestan por las oficinas diáfanas para promover la cooperación entre trabajadores y el intercambio de información. Por el contrario, las empresas más jerarquizadas requieren espacios más compartimentados y la posibilidad de contar con varios despachos.
También la actividad de la propia empresa marca la distribución interior del inmueble. Por ejemplo, las compañías con una fuerte base creativa, acostumbran a habilitar espacios de “ocio” donde los empleados puedan relajarse o compartir ideas. En el caso de que se trate de una oficina representativa en el centro es probable que se requieran amplios despachos donde celebrar reuniones. En este punto, conviene tener en cuenta las características del inmueble en términos de representatividad e imagen -finca regia o moderna; elementos arquitectónicos originales, etc-. Trabajar con una consultora inmobiliaria que conozca bien no solo la zona, si no también las características de los edificios y espacios disponibles, permite obtener respuestas inmediatas y agilizar el proceso de toma de decisiones.
Accesos y servicios
Garantizar que las oficinas disponen de un buen acceso mediante transporte público resulta importante principalmente a la hora de atraer talento. Muchas empresas que descartan ubicaciones céntricas, apuestan por zonas a las que sí que llegan los servicios de metro, autobús o tren de la red pública o incluso ofrecen un servicio de transporte propio.
Es ya habitual encontrar ofertas de trabajo en las que se destaca la ubicación de la empresa como reclamo. ¿Quién no ha se ha cruzado con ofertas laborales que ofrecen como incentivo la posibilidad de poder trabajar en el centro de Madrid o cerca del mar, en el distrito 22@ de Barcelona?
Lo mismo aplica en el caso de los clientes. Aunque estemos en la era de la tecnología y muchas reuniones se lleven a cabo de forma virtual, el cara a cara continua siendo importante a la hora de tejer una relación personal. En este sentido, contar con una ubicación a la que los clientes puedan llegar fácilmente mediante vehículo privado o taxi es siempre un punto a tener en cuenta.
Contrato
Trabajar con una consultora inmobiliaria especializada en el sector de oficinas que goce de experiencia y prestigio garantiza que el proceso de negociación de las condiciones contractuales se lleve a cabo de manera ágil y profesional. Para poner la guindilla al cierre de la operación es necesario que el consultor centralice toda la información y que gestione todas las cuestiones que planteen tanto el futuro inquilino como la propiedad. En este sentido, un consultor experimentado es capaz de encaminar el acuerdo y proponer soluciones creativas cuando las negociaciones se encallan en algún punto concreto.
En definitiva, contar con el asesoramiento de una consultora inmobiliaria de prestigio en la búsqueda de una oficina de alquiler, evita actuaciones infructuosas y garantiza la contratación del espacio que mejor se ajusta a sus necesidades reales.
